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2006_manual_procedimentos_cgof.pdf.jpgManual de procedimentos das atividades da Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças-Brasil. Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação (MCTI)2006As atividades envolvidas no fornecimento de um serviço ou na confecção de um produto constituem um processo. Num processo de fabricação, classificado como técnico, têm-se entradas como peças, montagens, produtos, matérias primas que ao serem transformadas fisicamente tem como resultado um produto final. O fluxo de atividades é visível e tangível, existindo muitas oportunidades para a coleta de dados e medições. Por outro lado, processos administrativos, de serviços ou de transações, classificados como não técnicos, são mais difíceis de serem visualizados. Nesses processos, as entradas podem não ser tangíveis. Esse fato reforça a necessidade desses processos receberem o mesmo tratamento dos processos técnicos o que permite entendê-los melhor, determinar suas características, otimizá-los, controlá-los e assim eliminar a possibilidade de erros e falhas. A partir do entendimento do processo atual pode-se definir o ponto de partida para melhorias. Deve ser estabelecido e validado um sistema de medição e controle para monitorar continuamente o processo, garantindo que sua capacidade seja mantida e obtendo indicação para melhorias futuras. O processo é dividido hierarquicamente em subprocessos, atividades, procedimentos e tarefas. Quando um processo é muito complexo, com grande número de atividades, entradas e saídas, pode ser classificado como macroprocesso e ser dividido em vários processos com a finalidade de melhorar o entendimento e o controle. O Mapeamento de Processos é fundamental para a identificação dos processos essenciais e para a análise sistêmica das organizações. É uma ferramenta gerencial que permite ao gestor visualizar e avaliar a situação de determinada atividade, possibilitando detectar possíveis falhas e o tipo de intervenção que pode ser realizada. A elaboração de fluxogramas, constante do Mapeamento, é uma ferramenta para entender o funcionamento interno e o relacionamento entre os processos. É um método para descrever graficamente um processo existente, ou um novo processo, representando as atividades e a seqüência. Os fluxogramas mostram como os elementos se relacionam, permitem comparação com o processo real, determinam como melhorar a atividade, facilitam a comunicação e o entendimento. Um outro desdobramento do Mapeamento de Processos é a Descrição dos Procedimentos. A partir da descrição das atividades e desenho dos fluxogramas segue-se a descrição dos procedimentos que é o detalhamento das tarefas que compõem a atividade. A descrição dos procedimentos mostra exatamente de que maneira deve-se executar a tarefa para obtenção do resultado final desejado. Dentre as inúmeras vantagens da descrição dos procedimentos pode-se ressaltar a padronização, que evita a variabilidade das operações e também possibilita conhecer a operação em detalhe, determinando exatamente onde ocorrem as não conformidades, o que facilita a adoção de soluções. O presente documento tem como objetivo apresentar a conclusão dos trabalhos de descrição de procedimentos operacionais da Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças. A descrição de procedimentos é a seqüência do trabalho de Mapeamento de Processos, já concluído, que consistiu na identificação dos processos, subprocessos e atividades, descrição das atividades e elaboração dos fluxogramas.